「時は金なり」ってよく言いますけど、ブログ記事書いてると本当に超時間が無くなります。時間は24時間と決まっていますからね。もっと早くパリパリと書きたいものです。神様1日をもう数時間伸ばして下さいって場面が、過去何度あったことやら。あぁー実に懐かしい。
っと言うわけで、今回は時短のヒントをご紹介します。
目次
時間を効率よく使うために
積る仕事を終わらそうとしているのに、24時間では足りないって思いますよね。良く分かります。実に大変です。そんな思いをしないためにすべきことは、時間の扱いを変えること、皆さんの時間を整理整頓する知恵を見ていきましょう。
1.一日を気持ちよく始める
一日の始まりは、その日の生産性を決める天王山のようなもの。いえいえ朝一番から仕事を始めろって言うんじゃありません。まず起きた直後の1時間にしたいのは、あなたの身体を活力で満たし、心をポジティブにするような活動。
エクササイズで体の目を覚ますのもいいですし、瞑想をしてして1日の始まりに気持ちを整えるのも良いでしょう。それから朝食は必ず取るように、これで世界征服も夢じゃありません。
2.仕事は重要なものから
カエルを食べるのが仕事なら、朝一番にやれ、2匹食べるのが仕事なら、デカい方から食え！的なことをマーク・ドゥエインも言ったことがあります。言いたいこと分かりますよね。メールチェックや小さな事柄の処理から仕事を始めている人は、仕事の仕方が間違っています。
まずは、大きな仕事から処理していきましょう。なぜなら朝一番は脳が一番疲れていないから、一番難しい仕事を終えてしまえば、ストレスも軽くなりますしモチベーションも高まります。
3.タイムマネージメント
時間がどんどん過ぎて行ってしまう。時間を垂れ流しにしてたらそうなります。すべことは時間の使い方を書き記すこと。毎日時間単位で1週間分のスケジュールをすべて書き出してみましょう。書き終えたら、その量に圧倒されることでしょう。
無駄にしている時間を、もっと生産的に使うことができることにも気づくでしょう。でも、時間を無駄にしていた自分を責めている時間はありません。この手法のポイントは、自分の時間を奪っている習慣や活動を洗い出して、それを取り除くことにあるんです。
4.目標は小分けに
どこから手をつけていいか分からないような、大きなプロジェクト怖いですよね。作業を小分けにせず、ただ取り掛かろうとしてしまえばしまうほど、フラストレーションが溜まり先延ばしにしたくなってしまいます。小分けにすれば仕事は早く終わるんです。
いつ何をすべきかを理解することで不安にならずにも済みます。また最初の一歩に取り掛かるのも二の足を踏まずに済むでしょう。目標だけでなく、その過程もしっかりとプランに取り込むのがコツです。
5.アイドル時間を使う
多い日々責任に追われて、一杯一杯だという人は、有効活用できる時間を探してみるといいかもしれません。渋滞に巻き込まれたときや病院の待合室で待っている間など、現代のテクノロジーがあれば、オフィスの外でも仕事を済ませる場所はあるんです。
メールの返信やクライアントへの連絡といった小さなタスクは、そんな時に済ませてしまいましょう。お風呂に入っている間は資格関係のオーディオブックを聴くだけでもスキルアップには有効です。
6.モチベーションを維持する
素早く仕事を終えるために鍵を握っているのがモチベーション。情熱を注いだ仕事が成功するのは、必然と言うモノ。もちろん自分がやりたいことばかり、やらせて貰えるとは限らないのが世の常。
すべての仕事はあなたの目標へ必要な一歩だと思えば、メンタル面で意識を変えることができるかもしれません。
7.似た仕事をグループ化する
1つのタスクからまた別のタスクへと切り替えていると、頭の切り替えが必要になってきます。ですから、似ている仕事は全部、一気にやってしまった方が、効率がいいんです。
例えば、プレゼンを2つ作成して電話を何件かかけないといけない時は、同じタイプの仕事を終えた上で、次の仕事に取りかかった方がいいんです。
8.仕事にタイムリミットを設ける
「仕事が終わる頃には終わるでしょう！」と思いながら仕事に取り掛かることはやめたいものです。これでは先延ばしにする口実が通ってしまうようになります。
まずは、仕事を終えるのに必要な時間を見積もり、それを越えないように心がけます。集中力と能率が高まるようになります。終わった後で修正をする場合でもです。
9.仕事の間には休憩を入れよう
次から次へと仕事をしているとすぐにバーンアウトしてしまいます。仕事と仕事の間には息をつく時間が必要です。こうすることで、脳に新鮮な空気が通うようになります。休憩中は、散歩をしたり軽食を買ったり瞑想したりして頭を切り替えましょう。
10.詳細は後にする
全部完璧にしたいと思う人は多いもの、この意識は仕事の進捗状況を確かめて、確かめてを繰り返してしまう原因となります。確かめてばかりいては仕事も捗りません。まずは、ざっくりと仕事を完成させ修正は後で加えていきましょう。細かい部分は後で修正すればいいんです。
11.Noと言う勇気を持つ
タイムマネジメントは生産性だけの話ではありません。優先順位をつけるのも必要なこと、残念ながら人間はすべてができるほど万能ではありません。ですから、時間の価値をよく学び、あなたの時間を尊重するよう他人にも教える必要があります。
あなたのスケジュールを乱すことは許さないようにしましょう。友達が「平日の昼間に空港に迎えに来てくれ」と頼んできた。そんな頼みを聞いていては、仕事はどうなるでしょう。良い人になる必要はありません。丁寧に「No」と言いましょう。
12.整理整頓をする
デスクが書類の海？必要なものを探すのに何億光年もかかる？プリンストン脳神経研究所は、散らばった机は人の集中力と情報処理能力を低下させることを発見しました。集中力が失うと、時間が失われます。
それを避けるためにも整理整頓をしましょう。まずは小さいところから、今日は引き出し一つ、翌日は別の引き出しをと言ったように、整頓された机では、仕事の能率が上がることを直ぐに実感できるはずです。
13.小さい仕事は即やる
一番簡単な時短術です。5分以内に終わる仕事は、その場ですぐに行ってしまいます。小さな仕事は、簡単でそれを終わらせてリストから取り除いてしまえば、もっと大切で時間のかかる仕事に集中する事が出来ます。仕事にも余裕が出てくるでしょう
14.ToDoリストは捨てる
実はToDoリストの項目の41%は済まされていない、あるいは計画とは無関係なものである。って知っていましたか？ToDoリストの存在は、意識の妨げにもなります。一番の問題は、何でもかんでも同列に扱ってしまうところ。
仕事や家事、個人的な美容院で行くといった項目などなど。むしろ1週間のスケジュールを組んだほうが、ずっと効果的なんです。締め切りやイベントが明確になるだけでなく、何かが計画通りにいかなくても、心配する必要が減るんです。
15.サボり癖を予防する
サボりたい気持ちに抗うのは、けっこう大変です。でも、倒す方法があるって知っていましたか。新しい仕事を始める前に、仕事の妨げになりそうなもの、サボる言い訳などをすれて思い浮かべます。そのようなもののない環境を作るんです。
例えば、レポートを書く間は、SNSのチェックができないよう。手の届かないところに携帯をおきましょう。
16.同時並行に頼らない
マルチタスキングは、時短になると信じている人もいるようですが、成功者たちは皆マルチタスキングは、時間の無駄であるということをよく知っているんです。ミシガン州立大学の研究では、ヒトの脳は、マルチタスキングには向いていないことが分かっています。別の仕事を始める前に、今やっている仕事をしっかりと終えるようにしましょう。
17.食事はポジティブに
自販機のパンで食事を済ませている。それが時短になるって思っている人もいるようですが、これは不要なストレスのもと、脳が安らぐ社交の場を自ら奪っていることになります。
家族と朝食を取ったり、同僚とランチをしたりするようにしましょう。人とポジティブな気持ちで関わることで、エネルギーのリチャージが出来、モチベーションも維持出来るようになるんです。